10 tips om een recall te voorkomen en managen

Het aantal terugroepacties in de voedingsmiddelenindustrie is de laatste jaren flink gestegen. In Nederland zelfs met 23% in 2017, en nog eens 16% in 2018 volgens cijfers uit de RASFF (Rapid Alert System for Food and Feed). "Maar de meeste incidenten en contaminaties ontstaan niet binnen uw eigen bedrijf, maar bij uw toeleverancier", zeggen Marloes van der Sman, Underwriter Casualty, en Aurélie Geny-Costa, Liability Risk Consultant bij AIG. Zij geven hier 10 tips over hoe u zich tegen de schadelijke gevolgen van een recall kunt beschermen.

Risicobeheersing

"Goed supplier management is essentieel", zegt Aurélie. "De kwaliteit van het eindproduct is afhankelijk van de kwaliteit van de ingrediënten, dus zorg dat u weet uit welk land en van welke boer uw ingrediënten komen", waarschuwt Aurélie.

Stel een Supplier Approval Program op

Stel een Supplier Approval Program op voor de selectie van toeleveranciers van grondstoffen en ingrediënten. Vergeet ook niet de verpakkingen hierin mee te nemen.  

Ken uw supply chain

Supply chains worden steeds langer en complexer. Zorg dat u weet wie de producent is van uw grondstoffen en/of ingrediënten en informeer naar hun overige activiteiten.

Leg processen vast

Creëer processen om vast te stellen of uw toeleveranciers aan de afgesproken eisen voldoen. Bijvoorbeeld door middel van audits, certificaten van analyse, testen bij binnenkomst, etc. Deel de bevindingen van deze processen vervolgens met uw toeleveranciers.

Laat leveranciers met u meedenken

Informeer uw toeleveranciers over waar u de grondstof of het ingrediënt voor gebruikt. Zo kan de toeleverancier meedenken over de geschiktheid.

Houd vast aan uw kwaliteitsstandaard

Let op de geografische herkomst van grondstoffen, ingrediënten en verpakkingsmaterialen. Vooral in China en (Zuid-Oost-)Azië zijn de kwaliteitsstandaarden anders dan in Nederland en andere Westerse landen.

Bovendien is het erg lastig om een eventuele schade te verhalen op toeleveranciers in China en (Zuid-Oost-)Azië. 

Voorbereiding op een contaminatie

"De hoogte van de kosten van een recall is deels afhankelijk van hoe u ermee omgaat", aldus Marloes. "Om de gevolgschade van een recall te minimaliseren, is een snelle reactie essentieel. Dat geldt zeker voor de omvang van reputatieschade."

Stel een recallplan op

De eerste 24 à 48 uur na een incident zijn cruciaal om verdere verspreiding of consumptie van het gecontamineerde product te voorkomen. Stel daarom een recallplan op en bedenk van tevoren welke scenario’s zich allemaal kunnen voordoen.

Besteed aandacht aan voorwaarden

Kijk kritisch naar de leveringsvoorwaarden van uw toeleveranciers. Probeer te voorkomen dat deze aansprakelijkheidsbeperkende - of vrijwaringsbedingen ten behoeve van de toeleverancier bevatten. Zo beperkt u uw eigen schade.

Simuleer een recallsituatie

Een brandoefening is inmiddels een gewoonte bij veel bedrijven. Doe hetzelfde voor uw recallplan en test dit jaarlijks met een recall simulatie.

Beperk de simulatie niet tot een traceability test, maar bedenk een uitgebreid scenario. Bedenk het ondenkbare!

Stel een communicatieplan op

De rol van social media wordt steeds groter bij een recall incident. Denk na hoe u uw medewerkers informeert over een recall. Welke informatie mogen zij naar buiten brengen? Stel ook vooraf een communicatieplan op met hierin diverse reactiemogelijkheden richting uw afnemers en de pers.

Bereken de financiële gevolgen van een recall

Met onze NOVI Product Recall Cost Estimator kun je een schatting maken van de ’Probable Maximum Recall Loss’. NOVI is een gratis online tool voor de voedingsmiddelen- en drankenindustrie om de financiële gevolgen van een product recall te berekenen.

Zo helpt een productcontaminatieverzekering

Onze productcontaminatieverzekering is ontwikkeld om bedrijven te beschermen tegen financiële schades die voortkomen uit een contaminatie-incident, of deze nu het gevolg is van een ongeluk of opzet.

Neem contact op met uw adviseur voor meer informatie.

• Download overzicht